この記事でわかること
- NotionでマニュアルをつくるときのDB設計
- 検索・更新しやすい構成の作り方
- すぐ使えるテンプレート構成
なぜNotionでマニュアルを作るのか
WordやGoogleドキュメントでマニュアルを作っても、気づいたらどこにあるかわからなくなる・更新されない・誰も見ないという問題が起きます。
Notionは以下の点でマニュアル管理に向いています。
- リンクで階層管理：関連ページを繋げられる
- 検索が強力：キーワードで即座に見つかる
- 更新履歴が残る：誰がいつ更新したか確認できる
- スマホからも見やすい：現場でも確認しやすい
マニュアルDBの設計
マニュアルをデータベースとして管理するのがポイントです。ページの山にするのではなく、一覧で管理できるDB形式にしましょう。
推奨プロパティ
| プロパティ名 | 種類 | 用途 |
|---|---|---|
| タイトル | タイトル | マニュアル名 |
| カテゴリ | セレクト | 業務領域（採用・経費・労務など） |
| 担当部署 | マルチセレクト | 対象部署 |
| 最終更新者 | 人物 | 誰が更新したか |
| 更新日 | 日付 | 最終更新日 |
| ステータス | ステータス | 最新／要更新／廃止 |
| 難易度 | セレクト | 初級／中級／上級 |
ビューの設定
DBのビューを複数作っておくと使いやすくなります。
- ギャラリービュー：カテゴリ別に視覚的に表示
- テーブルビュー：一覧で更新日・ステータスを確認
- フィルタリングビュー：部署別・カテゴリ別の絞り込み
マニュアルページの構成テンプレート
各マニュアルページはこの構成で統一すると読みやすくなります。
# マニュアルタイトル
## 概要
このマニュアルの目的・対象者を1〜2行で
## 対象者
- 〇〇部署の新入社員
- 業務委託スタッフ
## 所要時間
約〇分
---
## 手順
### STEP 1：〇〇をする
（スクリーンショットや説明）
### STEP 2：〇〇をする
（スクリーンショットや説明）
### STEP 3：〇〇をする
（スクリーンショットや説明）
---
## よくある質問（FAQ）
**Q. 〇〇の場合はどうすればいい？**
A. 〇〇してください。
---
## 更新履歴
| 日付 | 更新内容 | 更新者 |
|------|----------|--------|
| 2025/01/01 | 初版作成 | 〇〇 |
運用を続けるための3つのルール
マニュアルは作って終わりではなく、更新し続けることが重要です。
1. 更新担当者を決める
「誰でも更新できる」は「誰も更新しない」になりがちです。カテゴリごとに更新担当者を決めておきましょう。
2. 四半期に一度レビューする
ステータスを「要更新」にしておく運用にすると、古いマニュアルが放置されません。
毎月1日にリマインドを送る（GASで自動化も可能）
→ ステータスが「最新」のものだけ使う
→ 「要更新」は担当者が翌月末までに更新
3. 作業しながらマニュアルを書く
「あとでまとめて書こう」は機能しません。作業しながらスクリーンショットとメモを残し、その場でNotionに貼るクセをつけると継続しやすいです。
GASと連携するとさらに便利
Notionには公式APIがあり、GASと連携できます。
- 「ステータスが要更新のマニュアルを毎月Slackで通知」
- 「新しいマニュアルが追加されたらSlackに通知」
といった自動化も可能です。興味があれば別記事で解説します。
まとめ
- Notionでマニュアルを作るならDBで一元管理
- ページ構成はテンプレートで統一する
- 更新担当者とレビュー周期を決めて運用を継続させる
マニュアルの整備は地味な作業ですが、チームの生産性に直結します。Notionを使えば検索・更新・共有がすべて一か所でできるので、ぜひ試してみてください。
業務マニュアルの整備・自動化のご相談はお問い合わせフォームからどうぞ。
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